De KB vindt het belangrijk dat iedereen in onze samenleving mee kan doen door te lezen, leren en zich een mening te vormen. Daarom bewaart de KB een grote collectie van publicaties uit en over Nederland. In ons magazijn slaan we kilometers boeken, kranten en tijdschriften op en we bewaren ook steeds meer digitaal. Daarvoor hebben we het e-Depot. Dit is dé bewaarplaats voor alle digitale publicaties die de KB beheert. Er zitten inmiddels ruim 40 miljoen publicaties in. Eind 2022 gebruiken we het e-Depot 20 jaar. We spreken met ons hoofd digitale duurzaamheid Jeffrey van der Hoeven en metadataspecialist digitale preservering Susanne van den Eijkel.
Wat is het e-Depot?
Jeffrey: “Het e-Depot is de bewaarplaats voor al onze digitale publicaties. We bewaren er digitaal gemaakte boeken, tijdschriften en kranten en ook e-books. Het varieert van de meest wetenschappelijke artikelen tot aan kinderboeken. Op servers worden deze bestanden opgeslagen. We hebben inmiddels ruim 40 miljoen digitale publicaties in het e-Depot opgenomen. Er komen dagelijks duizenden publicaties bij.”
Hoe begon het?
Jeffrey: “De KB was er vroeg bij met het zien dat digitaal publiceren de toekomst wordt. Wij waren hier eind jaren 90 al mee bezig. Op 12 december 2002, nu dus 20 jaar geleden, was de officiële lancering van het e-Depot. We kwamen er zelfs mee op het NOS Journaal. Toen was dit echt pionieren. We gingen als eerste in Nederland op grote schaal born digital publicaties opslaan. Dit zijn publicaties die van oorsprong al digitaal zijn. In die tijd waren het vooral wetenschappelijke tijdschriften die alleen digitaal uitgegeven werden van uitgevers als Elsevier en Springer.”
Wat is zo bijzonder aan het e-Depot van de KB?
Susanne: “Elk land heeft wel een of meerdere digitale archieven. Zo slaan gemeentearchieven documenten digitaal op, en ook musea digitaliseren materiaal. Het e-Depot van de KB onderscheidt zich door de aard van de collectie; we bewaren verschillend digitaal erfgoed. Onze afdeling Collecties koopt vaak bijzondere, historische stukken als boeken en kranten aan en die digitaliseren we ook. Verder hebben we veel born digital materiaal. En we hebben speciale webcollecties. We hebben bijvoorbeeld een ‘coronacollectie’, waarin kopieën van websites over corona zijn opgeslagen. Dat zijn historische documenten die een afspiegeling zijn van toen.”
Waarom is het zo belangrijk dat we dit hebben?
Jeffrey: “Het gaat erom dat we informatie voor huidige en toekomstige generaties beschikbaar en 'begrijpelijk' houden. Dat deden we al bijna 250 jaar voor gedrukte en geschreven publicaties, en nu dus ook al 2 decennia voor digitale publicaties.”
Is het doel dat we alles wat we fysiek hebben ook digitaal maken?
Susanne: “Sinds 2018 geven we de voorkeur aan digitaal. Alles wat we digitaal kunnen krijgen, willen we graag digitaal hebben. Dus als we de keuze hebben tussen een fysiek boek of een e-book, dan nemen we het e-book. Uitzonderingen daargelaten. Het doel is niet per se om alles wat fysiek bestaat ook digitaal te hebben. Maar er zijn natuurlijk grote projecten zoals Metamorfoze en Delpher, waar heel veel materiaal gedigitaliseerd wordt. Het is ook wel de vraag of we alles moeten willen bewaren. Helemaal in het begin van het internettijdperk gingen mensen hun e-mails printen en bewaren. Daar zijn we ook op teruggekomen. En misschien is selectief zijn beter, ook met het oog op wat het doet met het milieu. Het kost energie om materiaal op servers te bewaren en toegankelijk te houden.”
Wie bepaalt wat het bewaren waard is?
Jeffrey: “Onze afdeling Collecties bedenkt waaraan een publicatie moet voldoen om in het depot opgenomen te worden. We slaan nu in ons magazijn niet meer alle regionale krantjes op. Zo is het voor het e-Depot ook. Een deel komt binnen via overeenkomsten met uitgevers. Een deel via het Webloket, waar mensen zelf publicaties kunnen deponeren.”
Susanne vult aan: “We hebben ook een Webarchief. Daarin bewaren we de webcollecties die we zelf maken, samen met de collectiespecialisten. Zoals de eerdergenoemde coronacollectie.”
Kan iedereen het e-Depot in?
Jeffrey: “Als publicaties vrij toegankelijk zijn, zogenaamd open access materiaal, dan kun je het extern ook raadplegen. Als het niet vrij toegankelijk is, dan kun je het alleen in het gebouw van de KB, in de leeszalen, bekijken. Materiaal gaat vanuit het e-Depot naar bepaalde diensten zoals IBL of Delpher. Om daarin te kunnen heb je een lidmaatschap van de KB nodig.”
Hoe ziet de toekomst eruit?
Jeffrey: “Wat we zien is dat de wijze van publiceren enorm verandert en nog gaat veranderen. Zo worden kranten steeds vaker via een app of website gelezen, zijn e-books niet meer weg te denken en wordt ook sociale media steeds belangrijker. Het aantal publicaties en bestandsformaten wordt ook nog eens steeds groter. Dat vormt een grote uitdaging voor de toekomst.
De KB bereidt zich voor op deze schaalvergroting. We hebben nu zo'n 2.000 terabyte in de opslag. Tegen 2027 verwachten we dat er zo'n 4.500 terabyte in zit. We hebben een beleid opgesteld waarin staat wat wij eraan doen om goed te zorgen voor onze digitale collecties. We zorgen dat we goede techniek hebben, zodat we bestanden op de juiste manier en plek opslaan. En we hebben mensen in dienst met expertise, die goed voor het materiaal kunnen zorgen. We werken hier met een team van zo’n 30 mensen aan. Zo proberen we voorbereid te zijn om alles wat in het depot zit te kunnen bewaren voor het nageslacht.”
Susanne: “Het is onze verantwoordelijkheid om digitaal materiaal toegankelijk te houden op de lange termijn. Dat betekent dat we de digitale collecties authentiek willen houden, maar ook begrijpelijk, zodat volgende generaties ook nog snappen hoe digitale objecten gelezen moeten worden. Tegelijkertijd moeten we wel reëel zijn en is het denk ik een naïef idee dat alles voor altijd bewaard moet blijven.”
